Von Excel zur Web-App

Excel ist ein großartiges Werkzeug, das dabei hilft, Ihr Geschäft, Organisation, persönliche Angelegenheiten, etc. zu führen. Aber es hat seine Grenzen. Wenn Excel nicht mehr genug für Sie ist, ist die große Frage, was als nächstes verwendet werden sollte? Unsere am meisten empfohlene Lösung ist eine maßgeschneiderte Webapplikation.

  1. Keine Grenzen. Sie haben buchstäblich keine Grenzen, wenn Sie mit der Entwicklung der Webanwendung für Ihre Bedürfnisse beginnen. Sie können alles so erstellen, wie Sie es wollen. Es ist eine absolut flexible Lösung, die mit endlosen Datenmengen arbeiten und es in beliebiger Weise verarbeiten kann.
  2. Volle Kontrolle. Mit Web-Apps können Sie jedes Sicherheits- / Kontrollsystem erstellen. Zugriffsregeln können sehr einfach sein oder können in einer komplizierten Matrix von Rollen und Regeln eingerichtet werden. Sie können Ausnahmen definieren, wer Zugang zu welchen Informationen hat und welche Informationen angezeigt werden sollen. Ebenso können Sie Regeln für die Eingabe von Daten im System einrichten und Daten daraus extrahieren.
  3. Sofortiges reibungsloses Teilen und Zusammenarbeiten. Web-Apps erlaubt es, dass viele Personen unabhängig voneinander zusammenarbeiten, ohne Dinge zu verwechseln und sich gegenseitig zu stören.
  4. Minimale Fehler. Das Verwechseln von Formeln und Fehler in der Datenverarbeitung sind unmöglich, wenn Sie mit einer Web-App arbeiten, während es in Excel oft vorkommt, besonders wenn mehrere Personen an einer Datei arbeiten. Zudem können Sie mit einer Web-App strenge Regeln für Datenformate sowie die Skalierung der Daten festlegen. Sie können noch weiter gehen und eine Überprüfung innerhalb des Systems einrichten, sodass Sie bei einer abnormale Dateneingabe alarmiert werden.
  5. Zugriff auf irgendwo von jedem Gerät. Es spielt keine Rolle, ob Sie einen Mac oder PC verwenden, Laptop oder Smartphone. Wenn Sie einen Browser auf dem Gerät haben, können Sie auf Ihre Webanwendung zugreifen und bearbeiten. Gleichzeitig können Sie den Zugriff von außerhalb des Büros oder von unbekanntem Gerät beschränken.

  • Zunächst muss eine gekaufte „ready to use“-Lösung auf Ihrem Server oder Computer installiert und Ihren Ansprüchen angepasst werden. Es kommt nicht selten dabei vor, dass Einstellungen und Anpassungen der „ready to use“-Lösung mehr Zeit kosten als eine Neuerstellung einer Web-App.
  • „Ready to use“-Lösungen kosten oft mehr als die Entwicklung einer eigenen Web-App. Lizenzen für gute Lösungen sind nicht billig und können ohne weitere Anpassung von Entwicklern nicht effizient genutzt werden, was auch lange und teuer sein kann. Zudem erfordern „ready to use“-Lösungen oft die Installation auf einem Server mit hoher Leistung, was auch teuer ist.
  • Es spielt keine Rolle, wie lange die Liste der Funktionen von gekaufter Software ist, da in 99% der Fälle immer noch Funktionalitäten fehlen, die Sie akuell oder in Zukunft benötigen. Sie können dies im Falle der Entwicklung Ihrer eigenen Web-App leicht lösen.
  • Zu viele Features können Sie auf die Idee bringen, die meisten davon auch zu nutzen und somit die Geschäftsprozesse komplizierter und zeitaufwendiger werden. Software-Entwickler sind in Eile, Ihr Produkt für so viele Unternehmen wie möglich anbietbar zu machen. Daher kann selbst eine einfaches Kontaktformular z.B. zu viele unnötige Felder haben. Ein paar unnötige Felder in jedem Formular können langfristig unzählige Stunden Arbeit bedeuten.
  • Software kann nie so flexibel und zugänglich sein wie eine benutzerdefinierte Web-App.

Kundenanfrage

 

Unser Kunde – das große Forschungsinstitut NelsonHall – wollte das Datenerfassungs- und -verarbeitungssystem verbessern, welches zuvor mit der Verwendung von Microsoft Access, Excel und Word durchgeführt wurde.

Das vorhandene System erforderte mehrere Personen, um die vielen Dateien zu verwalten, alle Daten zu verarbeiten und die gewünschten Auswertungen zu erstellen. Aufgrund der Komplexität dieser Arbeit hat NelsonHall seinen Bericht für Kunden nur einmal im Jahr veröffentlicht, während die Kunden sich öftere Aktualisierungen wünschten.

Ein weiteres Problem war, dass aufgrund der Grenzen der Software NelsonHall nicht mehr als eine bestimmte Menge an Daten verarbeiten konnte, während der Wert der Berichte erheblich größer sein kann, wenn nur genügend Daten verarbeitet werden können.

 

 

Worin bestand die Herausforderung?

 

Als wir anfingen zu arbeiten, enthielt die Datenbank etwa 1 Million Datensätze, wobei jeder Datensatz weitere 50 Felder ausgefüllt hatte.

Aber die größte Herausforderung war nicht die Größe der Datenbank an sich, sondern die endlose Menge an Formeln, die diese Daten in Berichte verarbeitet.

 

Was haben wir getan?

 

Wir haben eine Web-Applikation gemacht, die nicht nur die Funktionalität des bisher verwendeten Systems abbildet, sondern noch erhöht.

Verschiedene Zugriffsrollen wie z.B. Systemadministrator, Kunde etc. wurden zum Schutz und zur gleichzeitigen Arbeit mit dem System erstellt.

Zusätzlich zu vordefinierten Berichten können in der Webanwendung verschiedene Parameter innerhalb der Berichten geändert werden, was die Liste der möglichen Berichte ins Unendliche erweitert.

Die Erstellung der Auswerungen wurde vereinfacht und erfordert keine Anpassung an vordefinierte Formeln.

Die Systemleistung wurde optimiert, um ein Mehrfaches an Daten ohne Zeitverzögerung zu verarbeiten.

 

Was haben wir erreicht?

 

  • Der Kunde konnte die Dateneinträge in der Datenbank von 1 auf 15 Millionen erhöhen.
  • Berichte können nicht mehr einmal pro Jahr, sondern wann immer ein Kunde eine Auswertung braucht, erstellt werden.
  • Kunde von NelsonHall erhielten die Möglichkeit, Berichte ohne Schwierigkeiten so anzupassen, wie sie es brauchen.
  • Die Datenbank wird live aktualisiert und ist für den Kunden immer aktuell.
  • Die Anzahl der Personen, die erforderlich sind, um Berichte zu generieren, wurde auf Null reduziert, da Kunden Berichte nun selbst generieren können.
  • Fehler bei der Dateneingabe wurden auf Nahezu Null reduziert.